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responsabilidad.

Grupo InterCool S.A.S., identificada con NIT 900.477.392-4, con domicilio en Barranquilla, Atlántico, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recopila, almacena, utiliza, consulta, actualiza y, cuando corresponda, comparte o transmite en desarrollo de sus actividades.

Para efectos de esta política, Grupo InterCool S.A.S. será denominado en adelante "InterCool".

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por InterCool a través de sus diferentes canales y relaciones con clientes, usuarios, prospectos, proveedores, contratistas y demás personas cuyos datos sean tratados por la compañía.

Esto incluye, entre otros:

• Sitio web de InterCool.
• Formularios de contacto y solicitudes.
• Comunicaciones telefónicas.
• WhatsApp y otros canales de comunicación.
• Área de Clientes.
• Venta e instalación de equipos.
• Servicios de mantenimiento, soporte y asistencia técnica.
• Programas de membresía.
• Gestión de garantías.
• Gestión de equipos y activos asociados a clientes.
• Facturación y gestión de pagos.
• Comunicaciones comerciales y de servicio.

Dependiendo de la relación que exista con InterCool y del servicio solicitado, podremos recopilar diferentes categorías de información.

Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellido.
• Número de identificación, cuando sea necesario.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Dirección y datos de ubicación necesarios para prestar un servicio.
• Información de contacto de la empresa, cuando corresponda.

Información relacionada con proyectos y servicios

• Tipo de proyecto.
• Información suministrada por el usuario sobre sus necesidades.
• Solicitudes de cotización.
• Solicitudes de consultoría, ingeniería o soporte.
• Información relacionada con instalaciones y mantenimientos.
• Historial de servicios.
• Información técnica necesaria para prestar los servicios contratados.

Información de equipos

Cuando corresponda, podremos asociar a un cliente información relacionada con sus equipos, incluyendo:

• Marca.
• Modelo.
• Número de serie.
• Capacidad o características técnicas.
• Fecha de venta.
• Fecha de instalación.
• Información de garantía.
• Ubicación del equipo.
• Historial de mantenimiento.
• Intervenciones y servicios realizados.
• Repuestos o componentes utilizados.
• Documentación técnica relacionada.

Información comercial y de facturación

• Información necesaria para elaborar cotizaciones.
• Información de facturación.
• Información tributaria requerida para la prestación del servicio.
• Historial de compras.
• Información relacionada con pagos y obligaciones contractuales.

InterCool procurará recopilar únicamente la información que resulte pertinente y necesaria para cada finalidad.

InterCool podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

Prestación de servicios

• Atender solicitudes.
• Elaborar cotizaciones.
• Diseñar y desarrollar proyectos.
• Coordinar visitas técnicas.
• Prestar servicios de instalación, mantenimiento y soporte.
• Realizar seguimiento a solicitudes y servicios.
• Gestionar garantías.

Gestión de clientes

• Crear y administrar cuentas de clientes.
• Mantener actualizada la información del cliente.
• Administrar el Área de Clientes.
• Asociar equipos y servicios a cada cliente.
• Mantener el historial de equipos, visitas y servicios.
• Gestionar membresías y beneficios asociados.

Gestión administrativa y financiera

• Elaborar cotizaciones, órdenes, facturas y demás documentos comerciales.
• Gestionar pagos y obligaciones.
• Llevar registros contables y administrativos.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contractuales.

Comunicaciones

• Responder solicitudes y consultas.
• Enviar información relacionada con servicios contratados.
• Informar sobre mantenimientos, garantías y vencimientos.
• Enviar información relevante sobre equipos y servicios.
• Contactar al cliente para realizar seguimiento a una solicitud.

Comunicaciones comerciales

Cuando exista la autorización correspondiente, InterCool podrá utilizar los datos para:

• Informar sobre nuevos productos y servicios.
• Comunicar promociones y campañas.
• Presentar soluciones relacionadas con climatización y energía.
• Informar sobre programas de mantenimiento o membresías.
• Enviar contenido comercial o informativo relacionado con las actividades de InterCool.

El titular podrá solicitar en cualquier momento que se suspenda el envío de comunicaciones comerciales, de acuerdo con los mecanismos establecidos por InterCool.

InterCool tratará los datos personales de acuerdo con las finalidades informadas al titular y con la autorización correspondiente cuando esta sea requerida.

La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro medio que permita demostrar razonablemente la autorización del titular.

Al utilizar formularios, servicios digitales o determinados canales de InterCool, el titular podrá encontrar mecanismos específicos mediante los cuales se solicite su autorización para el tratamiento de sus datos.

La autorización podrá ser revocada en los casos en que legalmente corresponda, sin perjuicio de aquellos tratamientos que InterCool deba continuar realizando por existir un deber legal o contractual.

De acuerdo con la legislación colombiana aplicable, los titulares de los datos personales tienen, entre otros, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea necesaria.
3. Conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
5. Solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda.
6. Revocar la autorización en los casos en que sea legalmente procedente.
7. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la legislación aplicable.
8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos.

El titular podrá ejercer sus derechos o presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales mediante:

Las solicitudes deberán contener la información necesaria para identificar al titular, describir la solicitud y permitir a InterCool responder adecuadamente.

InterCool atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

Cuando sea necesario, InterCool podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante.

InterCool adoptará medidas técnicas, administrativas, humanas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o divulgación no autorizada.

El acceso a la información estará limitado, según corresponda, al personal, proveedores o terceros que necesiten acceder a ella para cumplir las finalidades autorizadas o las obligaciones legales y contractuales aplicables.

No obstante, ningún sistema de almacenamiento o transmisión de información puede garantizar seguridad absoluta.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, atender obligaciones legales o contractuales, gestionar garantías, mantener historiales de servicio y cumplir otros deberes legítimos de InterCool.

Una vez cumplidas las finalidades correspondientes, InterCool podrá eliminar, anonimizar o conservar la información cuando exista una obligación legal, contractual o una razón legítima que justifique su conservación.

El sitio web de InterCool podrá utilizar cookies y tecnologías similares para diferentes finalidades, incluyendo:

• Permitir el correcto funcionamiento del sitio.
• Recordar determinadas preferencias.
• Obtener información estadística sobre el uso del sitio.
• Mejorar la experiencia de navegación.
• Analizar el desempeño de determinadas funcionalidades.
• Medir campañas de comunicación o marketing, cuando corresponda.

La selección definitiva de las herramientas tecnológicas, servicios de analítica y demás tecnologías que utilice el sitio se encuentra en proceso de definición. Esta sección será actualizada cuando se establezca el stack tecnológico definitivo.

InterCool podrá proporcionar a sus clientes un Área de Clientes mediante la cual podrán acceder, previa autenticación, a información relacionada con su relación con la compañía.

Dependiendo del tipo de cliente y los servicios contratados, esta área podrá incluir información como:

• Datos de la cuenta.
• Equipos registrados: marca, modelo, número de serie, fechas de venta e instalación, información de garantía.
• Historial de servicios, visitas realizadas y programadas.
• Información de mantenimiento.
• Documentos, facturación, membresías o planes.
• Actividad relacionada con los servicios.

El acceso estará restringido a usuarios autorizados. InterCool podrá crear las cuentas de sus clientes y proporcionarles las credenciales o mecanismos de acceso correspondientes. No será necesario habilitar un registro público de usuarios, salvo que InterCool determine posteriormente lo contrario.

Para desarrollar sus actividades, InterCool podrá utilizar proveedores especializados que presten servicios tecnológicos, administrativos, contables, de comunicación, facturación electrónica, almacenamiento, infraestructura digital u otros servicios relacionados.

Inicialmente, InterCool contempla utilizar herramientas y servicios tecnológicos de Zoho, incluyendo Zoho Books, Zoho Creator y Zoho Mail. Asimismo, podrá utilizar un proveedor tecnológico autorizado para la facturación electrónica en Colombia, cuya selección se encuentra pendiente de definición.

Cuando corresponda, InterCool establecerá con dichos proveedores las condiciones contractuales necesarias para el tratamiento adecuado de la información y la protección de los datos personales.

Cuando sea necesario para el desarrollo de sus actividades, InterCool podrá realizar transferencias o transmisiones de datos personales a proveedores, encargados o terceros que requieran acceso a determinada información para prestar servicios a InterCool o al titular.

Estas operaciones se realizarán de acuerdo con las condiciones y requisitos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

Cuando corresponda, InterCool adoptará las medidas contractuales, técnicas y administrativas necesarias para proteger la información.

InterCool no recopilará deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes salvo que exista una finalidad legítima y se cumplan las condiciones y garantías establecidas por la legislación colombiana aplicable.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar información de esta naturaleza, se adoptarán las medidas correspondientes para proteger sus derechos fundamentales y su interés superior.

InterCool podrá modificar o actualizar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en las actividades de la compañía.

La versión vigente estará disponible a través de los canales oficiales de InterCool.

Cuando una modificación sea relevante y la legislación aplicable así lo requiera, InterCool adoptará los mecanismos correspondientes para informar a los titulares.

La presente política entrará en vigencia en la fecha que sea definida por Grupo InterCool S.A.S.